Les rencontres d’employés jouent un rôle crucial dans l’efficacité des communications internes. Elles sont incontournables pour mobiliser les équipes, encourager l’adhésion aux objectifs organisationnels et favoriser une culture d’entreprise cohésive.
À quoi servent les rencontres d’employés
Les assemblées générales d’employés favorisent la transparence, stimulent le moral et créent un canal de communication direct entre la direction et les équipes. Ces grands rendez-vous gagnent en fréquence à l’ère des équipes dispersées à l’échelle mondiale et des lieux de travail hybrides.
On mise sur ces grandes rencontres d’équipes pour poursuivre plusieurs objectifs importants :
· Communiquer clairement les objectifs stratégiques et les changements.
· Mobiliser et motiver les employés.
· Faciliter la communication bidirectionnelle et la transparence.
· Renforcer la culture et les valeurs de l’entreprise.
Vous avez une rencontre d’employés à organiser ?
Peu importe que ce soit votre toute première assemblée d’employés ou que vous souhaitiez tout simplement vous rafraîchir la mémoire ou structurer le travail de votre équipe, cet article vous prodiguera des conseils pour organiser une assemblée d’employés réussie, mesurer et suivre l’appréciation de l’expérience. On vous propose aussi un modèle d’échéancier depuis la planification jusqu’au rapport final.
Définir l’objectif de votre réunion d’employés
Les assemblées d’employés sont la pierre angulaire de la communication interne d’une organisation et contribuent à renforcer l’image de marque de l’employeur et la satisfaction des employés. Plus précisément, ces rencontres visent les objectifs suivants.
· Informer les employés des performances, des succès et des défis de l’entreprise.
· Clarifier la vision et la stratégie de l’organisation.
· Célébrer les réalisations et reconnaître les contributions.
· Offrir un forum pour les commentaires et les questions des employés.
À quelle fréquence devez-vous organiser des rencontres d’employés?
Des rencontres trimestrielles suffisent généralement, mais la fréquence habituelle peut varier en fonction de la taille de votre organisation ou de ses activités. Certaines organisations choisissent d’organiser des assemblées mensuelles de moindre ampleur. Cette fréquence, dans certains cas, permet de garder le cap sur les objectifs et de maintenir la motivation des troupes.
Votre guide pour organiser une rencontre d’employés sans failles
Décidez d’un format pour la rencontre
Il n’existe pas de format idéal, tout dépend de la taille de l’équipe, de sa situation géographique et des impératifs de votre entreprise. Est-ce que la rencontre se fera en présentiel, en virtuel ou un hybride de ces deux options? Ces dernières années, les formats hybrides sont devenus la norme, car ils offrent la flexibilité nécessaire aux membres de l’équipe travaillant à distance tout en encourageant les interactions en face-à-face pour renforcer la cohésion de l’équipe. Le modèle hybride permet aussi de réunir des équipes dispersées géographiquement.
Prévoyez l’enregistrement
De nombreuses organisations enregistrent les réunions et les mettent à disposition pour visionnement à la demande, pour les personnes qui n’ont pu y assister.
Pensez déjà au format des séances :
La programmation de la rencontre : variez le format des séances, par exemple, offrez un mélange de présentations de style plénière, panels ou causeries, voire de vidéos, afin de rompre la monotonie des présentations individuelles et de maintenir l’intérêt des participants.
Définissez clairement l’ordre du jour et les objectifs
Pour définir l’ordre du jour et les objectifs spécifiques à cette assemblée d’employés, commencez par une discussion avec l’équipe de direction. Discutez des sujets ou des questions à aborder lors de cette réunion et anticipez les problèmes ou les questions potentiellement difficiles. Vous trouverez ci-dessous d’autres conseils pour élaborer un ordre du jour intéressant.
Pensez à communiquer l’ordre du jour aux employés quelques jours avant la réunion !
Concevez vos rencontres d’employées comme une série d’événements interreliés
Organisez l’ordre du jour en fonction des priorités stratégiques annuelles de votre organisation, afin que l’assemblée serve à faire le point sur ce qui a été réalisé depuis la dernière rencontre. Cela peut inclure un tableau de bord accompagné de rapports succincts sur chacune des priorités stratégiques. Profitez de cette occasion pour célébrer les succès et remettre en contexte les obstacles ou les imprévus. Vos sujets piliers de l’ordre du jour permettront également de rendre ces réunions plus prévisibles et structurées tout au long de l’année, ce qui facilite la planification du contenu et des messages tout en améliorant la clarté de la vision stratégique pour les équipes.
Impliquez les dirigeants de l’entreprise
Veillez à ce que les cadres supérieurs participent activement à l’assemblée afin de participer à l’élaboration des messages, de s’adresser aux équipes directement et de répondre à leurs questions et préoccupations le jour J. Au cours de votre série d’assemblées durant l’année, veillez à ce que tous les dirigeants aient la possibilité de s’exprimer et de répondre aux questions au moins une fois.
Programmez vos experts
Les rencontres d’employés sont une excellente occasion de mettre en vitrine l’expertise et le savoir-faire de l’entreprise, de faire mieux connaître son secteur d’activité, les tendances, les perspectives et les sujets d’intérêt associés. Le programme pourrait comporter une courte session consacrée à l’apprentissage ou à la découverte! Lorsque vous faites appel aux experts de votre entreprise, veillez à fournir des directives claires sur ce que l’on attend de leur présentation. Vous pouvez envisager d’utiliser un gabarit d’étude de cas à présenter, par exemple, pour un contenu cohérent, digeste et concis.
Encouragez l’interaction
Encouragez les employés à poser des questions avant ou pendant la réunion afin de stimuler la participation. Vous pouvez également intégrer une dimension interactive, dans la mesure du possible, par des votes ou des sondages en temps réel, ou en encourageant les réactions instantanées via des plateformes telles que Slido, Mentimeter ou Kahoot. Dans certains cas, si le temps le permet, vous pouvez même envisager d’organiser des ateliers sur des thèmes pertinents.
Limitez les formalités, ajouter un facteur plaisir
Visez des réunions informatives, mais concises, d’une durée de 45 à 60 minutes en général. Pour ajouter un volet plus informel et sympathique à votre assemblée formelle, envisagez de la combiner avec une activité spéciale de réseautage ou de consolidation d’équipe, ou encore un repas festif (voir des idées plus loin).
Évaluer la rencontre d’employés organisée par l’employeur
Comme pour toute autre initiative, mesurer la satisfaction des participants à l’assemblée vous fournira des informations précieuses pour améliorer vos prochaines rencontres. Les employés aimeront également donner leur avis sur leur expérience et sur ce qu’ils ont appris au cours de la réunion. C’est une excellente occasion d’en apprendre plus sur les sujets qui les intéressent et sur ce qui les préoccupe le plus, vous pourrez en tenir compte dans la programmation de prochaines discussions.
Voici quelques moyens d’évaluer la satisfaction et l’intérêt des employés vis-à-vis vos assemblées:
- Sondage d’évaluation de l’assemblée auprès des participants
- Taux de participation
- Échanges de suivi post-assemblée entre gestionnaires et équipes
- Impact sur la satisfaction et le moral des employés
Pour les employeurs : dernières tendances en matière de rencontres d’employés
L’expérience des employés et l’image de marque de l’employeur sont devenues les points focaux des assemblées d’employés ces dernières années. Les employés s’attendent à plus que le traditionnel discours de motivation transmis du dirigeant à ses équipes, les présentations remplies de jargon et le service de métriques financières peu digestes. Voici quelques-unes des dernières tendances qui redéfinissent les réunions publiques.
- D’abord l’authenticité : elle est indémodable! Ne craignez pas d’aborder « les vraies affaires », et de communiquer les faits et les chiffres d’une manière imagée, de manière à ce que tous puissent comprendre. Revenez de temps en temps sur la signification des acronymes… comme BAII (bénéfice avant intérêt et impôt).
- Plateformes interactives : misez sur les sondages en temps réel, les sessions de questions-réponses et les outils de rétroaction en direct pour stimuler la participation.
- Réunions hybrides : combinez virtuel et présentiel pour maximiser la présence des équipes travaillant à distance et sur site.
- Sessions plus courtes et plus fréquentes : privilégiez les réunions plus courtes et plus ciblées plus d’attention et d’impact.
- Accès aux dirigeants : multipliez les occasions d’échange direct entre les dirigeants et les employés grâce à des formats informels de questions-réponses.
Équipes multilingues, assemblées multilingues
Pour les organisations internationales ou employant des équipes multilingues, tenir des assemblées en plusieurs langues simultanément améliorera considérablement l’inclusion et la clarté. Les technologies de traduction simultanée sont plus accessibles que jamais, pourquoi s’en priver? Pour garantir le bon déroulement de ces réunions, envisagez de faire appel à des services d’interprétation simultanée fournis par des interprètes professionnels et à des outils de diffusion prenant en charge les canaux bilingues ou multilingues. Pensez à traduire tous les supports de présentation et les communications de suivi et offrez l’enregistrement post-événement avec plusieurs choix de langues pour les sous-titres.
Le role d’une consultante en communication interne bilingue
Envisagez de faire appel à une consultante en communication interne bilingue pour vous assurer que le contenu en anglais et en français résonne pour vos équipes, et évitez-vous le stress des traductions à la dernière minute. Votre consultante peut vous aider à élaborer des présentations et des messages dans les deux langues en parallèle.
Encourager l’esprit d’équipe
Les rencontres d’employés offrent un terreau fertile à l’esprit d’équipe. Prévoyez autour de cette occasion des moments permettant aux employés de tisser les liens indispensables à un environnement de travail positif. Pause ou repas en commun, discussions informelles, activités ludiques ou réseautage renforceront la cohésion de l’équipe.
Voici quelques idées d’activités ludiques ou de renforcement d’équipe pouvant être ajoutées au programme principal
- Activités brise-glace au début ou pendant les pauses
- Cocktail de bienvenue (pensez à un mocktail très exotique!)
- Déjeuners ou rafraîchissements de réseautage après la réunion publique
- Jeux interactifs ou exercices de groupe axés sur le travail d’équipe et la collaboration
- Séances informelles de questions-réponses avec la direction pour un engagement plus personnel (style fireside chat)
- Atelier d’échage ou de cocréation sur un projet ou une nouvelle initiative
- Collation ou repas festifs ou de saison : repas à thème, tour du monde gastronomique, bar à tacos ou à bagels, assortiment de pâtisseries surprenantes, camion de bouffe de rue, cabane à sucre, épluchette de blé d’Inde…
- Photomaton amusant ou autres activités ludiques
- Tables de ping-pong ou autres activités physiques modérées et agréables
- Collecte de nourriture, de jouets ou de vêtements pour une association caritative locale ou activité de bénévolat
Modèle d’échéancier : préparation de votre assemblée annuelle
60 jours avant
- Confirmer la date et confirmer la disponibilité de l’équipe de direction et des autres intervenants.
- Réserver le lieu (le cas échéant).
- Réserver les services d’interprétation simultanée (si pertinent).
45 jours avant
- Réserver le matériel audiovisuel et l’assistance technique.
- Réserver le traiteur (si nécessaire).
30 jours avant
- Invitez les employés à réserver la date.
- Fournissez-leur les détails préliminaires pour la rencontre.
14 jours avant
- Préparez et distribuez l’ordre du jour détaillé et les supports de présentation.
- Confirmez la logistique technique et effectuez un essai.
7 jours avant
- Envoyez des rappels de réunion aux employés.
- Reconfirmez la logistique et la configuration du matériel.
La veille
- Supervisez l’installation de la salle et du matériel audiovisuel, le cas échéant
- Intégrez les modifications de dernière minute aux présentations ou au programme de la journée
- Suscitez l’enthousiasme en envoyant un rappel aux employés
- Si utile, renvoyez les liens vers la réunion aux intervenants et aux employés, ainsi que les autres instructions pour la réunion du jour.
Le jour même
- Arrivez tôt pour tester l’installation audiovisuelle et technique, et pour apporter les modifications de dernière minute à la présentation.
- Installez la salle, le service de restauration et la zone d’inscription.
- Assurez-vous que les intervenants et les dirigeants sont prêts et qu’ils ont en main les informations et les notes nécessaires à leur intervention.
Comment puis-je vous aider à planifier votre réunion publique ou votre réunion générale ?
Une approche clé en main vous rassure et vous permet de vous occuper des dossiers urgents qui n’attendent pas? Je peux me charger d’organiser votre assemblée d’employés du début à la fin. Vous pouvez sinon profiter de tout un menu d’options « à la carte » : fourniture de conseils, rédaction de messages clés et de présentations en français et en anglais, séances de réflexion pour planifier un calendrier complet d’assemblées d’employés pour l’année… Je suis votre joueuse d’équipe de confiance pour votre prochaine rencontre d’employés.
FAQ sur les rencontres ou assemblées d’employés
Quelles sont les meilleures journées pour organiser une rencontre d’employés ? Les meilleurs jours pour organiser une assemblée d’employés sont généralement le mardi, le mercredi ou le jeudi, jours où les employés sont habituellement plus disponibles. Évitez les lundis et les vendredis, jours de préparation de la semaine ou de transition vers la fin de semaine.
Quelles sont les meilleures heures pour tenir une assemblée d’employés ? Le moment idéal pour organiser une rencontre d’employés dépend généralement de la disponibilité de votre équipe et de ses habitudes de travail quotidiennes, mais en règle générale, le milieu de la matinée (10h-11h) ou le début de l’après-midi (14h-15h) est le moment le plus propice. Ces créneaux horaires s’adaptent à différents fuseaux horaires, favorisent la participation et évitent la fatigue d’une journée commencée plus tôt ou le petit creux d’après-midi.
Quelles technologies sont nécessaires pour une rencontre d’employés hybride ? Vous aurez besoin de plateformes de visioconférence fiables (par exemple, Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet), d’un équipement audiovisuel robuste (microphones, caméras, écrans, incluant une caméra pouvant suivre les présentateurs) et d’outils interactifs tels que Slido, Mentimeter ou Kahoot !.
Y a-t-il un nombre maximum d’employés au-delà duquel une assemblée ne sera plus efficace ? Il est généralement possible de gérer 100 à 150 participants en personne, en fonction de la taille de la salle et de la logistique. Les groupes plus importants pourraient bénéficier d’une approche virtuelle ou hybride.
Est-ce que des balados réguliers animés par des dirigeants ou leur donnant la parole peuvent-ils remplacer les rencontres d’employés ? Un balado peut compléter avantageusement les stratégies de communications internes, mais il ne serait pas avisé de remplacer complètement les assemblées annuelles par ce format, car il ne faut pas oublier que le balado offre peu d’interaction en temps réel.
Que dois-je faire si mon entreprise n’est pas intéressée par les assemblées d’employés ? Envisagez de recueillir les commentaires des différentes parties prenantes afin de comprendre leurs préoccupations et leurs préférences. Vous devrez peut-être adapter le format, le contenu ou la fréquence des réunions afin de mieux répondre aux attentes de la direction, des gestionnaires et des employés.
La direction estime que les réunions publiques ne sont pas utiles. Comment puis-je la convaincre de leur importance ? Mettez en avant les avantages, tels l’incarnation de la culture, une plus grande transparence, la mobilisation des équipes, une communication plus claire de la stratégie et une équipe plus soudée. Démontrez la valeur en employant des données et des exemples provenant d’organisations similaires pour démontrer les résultats positifs.
De nombreux employés évitent les assemblées. Que dois-je faire pour les inciter à participer ? Renforcez l’intérêt à participer en introduisant des formats plus captivants, des sessions plus courtes, des technologies interactives ou des activités de renforcement d’équipe pour une approche plus active et interactive.
Comment déterminer si nous avons besoin d’une assemblée d’employés ou d’une simple allocution de la direction générale ? Si vous privilégiez le dialogue ouvert et la participation des employés, une assemblée est idéale. Si votre objectif principal est de communiquer des informations stratégiques importantes, ponctuelles et spécifiques, une allocution de la direction peut être plus appropriée.
Quel type de nourriture dois-je servir lors d’une réunion publique ? À moins que le menu fasse partie d’une expérience plus large (voir la section sur comment encourager l’esprit d’équipe ci-dessus), optez pour des rafraîchissements légers, faciles à manger et qui ne distraient pas trop, tels que du café, du thé, des viennoiseries, des sandwichs, des plateaux de fruits ou des amuse-gueules, en fonction de l’heure et de la durée de la réunion.